Pour chacune de ses directions : la direction de SI , les  finances, les ressources humaines, la  gestion de relation client ; les  institutions  sont en perpétuelle quête d’optimisation de performance dans leur fonctionnement  quotidien, ceci en vue d’un service plus effectif. Dans ce cadre donc,  la mise en place de workflow pertinents, le choix d’une solution de gestion de flux de données (y compris les documents) peuvent constituer de véritables leviers de performance, leur permettant d’automatiser les tâches et d’aboutir à une gestion fluide des données.

La gestion électronique des documents en abrégée GED  regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui  circulent au sein de l’entreprise. Elle permet via des logiciels, de traiter et d’exploiter les informations de manière dématérialisée .

excedent de fichiers papier

I- Mise en place GED :

dematerialisation des documents
la gestion électronique passe par la dématérialisation

La  mise en place d’une gestion électronique des documents comporte plusieurs actions :

  • La numérisation :il s’agit de la dématérialisation  des documents.  il est question de  numériser les documents papier afin de les intégrer à la solution GED.
  • L’indexation : c’est l’attribution  d’informations (titre, auteur, date de création, mots clés, type de fichier) aux fichiers pour permettre une recherche plus rapide et efficace.
  • Le stockage  et l’archivage : il s’agit ici de classer les documents et de les stocker d’une façon organisé dans un support adapté, de manière   à permettre une consultation instantanée. Le stockage  et l’archivage doivent respecter des  principes tels que l’authenticité, la durabilité et la confidentialité ou contrôle (gestion des droits d’accès des utilisateurs).
  • La diffusion : il s’agit de l’intégration des solutions GED dans les flux de l’entreprise pour s’assurer de la valorisation et de l’utilité des données.  

I-1 Avantages GED :

recherche documentaire
une recherche plus rapide de document

La mise en œuvre d’une solution de Gestion Electronique des documents  permet d’automatiser plusieurs processus métiers et comporte plusieurs avantages  pour votre entreprise, dont quelques sont :

un gain de temps considérable grâce à l’organisation

Les documents étant désormais mieux organisés et accessible à toutes les personnes concernées simultanément, les risques de pertes sont limités, ainsi que les temps d’attente de consultation et de recherches. La gestion du courrier es plus organisée et fluide.    

Plus de productivité

Qui dit gain de temps dit productivité. En réduisant le temps de recherche des documents   , les collaborateurs ont directement accès aux fichiers dont ils ont besoin, et sont plus rapide donc effectif dans leur travail, ce qui  réduit le0 temps d’attente du client.

La réduction des coûts

En  effet, la GED implique une réduction ou suppression complète des dépenses relatives  aux impressions, à l’encre et aux papiers.

II –Notre solution GED :

Grâce à des  partenaires  leaders  dans l’intégration des données et la gestion des processus en entreprise tels que Talend et Efalia , nous vous accompagnons dans le processus de numérisation et de Gestion de vos données avec  des solutions logicielles optimales . Que votre secteur d’activité soit public ou privé, nous  implémentons l’automatisation de processus comme: la saisie des factures, la validation des procédures  la recherche et l’archivage des documents .

Souhaitez-vous implémenter la Gestion électronique des documents dans votre entreprise ?

soyez plus productif grâce à la GED
plus rapide et plus productif grâce à la GED

vous souhaitez améliorer votre productivité , Contactez-nous , et nous nous ferons un plaisir de vous répondre dans de brefs délais,  et de vous proposer une démonstration  dans vos locaux si souhaité. N’attendez plus , Ecrivez nous !

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