Archivage physique ( image from pixabay )

Ce projet s’insère dans le cadre de la volonté du gouvernement Camerounais de redynamiser les services météorologiques nationaux. Il a pour objectif de se conformer aux principes directeurs (PMDSC n° 60 OMMDT N° 1376) publiés par l’Organisation Météorologique Mondiale (OMM) relatif à l’archivage, la conversion numérique des archives papier et à la constitution et la gestion des bases de données climatologiques.

Plus concrètement, ce projet vise la mise en place d’une base de données météorologiques élaborée à la suite de la numérisation des archives météorologiques bien organisées.

Etat de la question :

De nos jours, la conduite d’études climatologiques au Cameroun est assez pénible tout autant que la Direction de la Météorologique Nationale rencontre de nombreuses difficultés à satisfaire les sollicitations de plus en plus nombreuses de ses usagers.

Et pourtant, nombreux sont les principaux secteurs demandeurs de données météorologiques, notamment :

  • les services liés aux prévisions du climat et aux changements climatiques,
  • l’agriculture et secteur primaire,
  • la santé,
  • la gestion des catastrophes et des urgences,
  • l’énergie,
  • la gestion des ressources naturelles,
  • le développement durable,
  • l’urbanisme,
  • les finances,
  • les assurances.

 

Mise au point d’une solution

Pour faire face à cette situation, la Direction de la Météorologie Nationale a pris le parti de mettre en place un système qui intègre l’organisation des archives météorologiques sur support papier, leur conversion et la sauvegarde des copies numériques, et la mise en place d’un Système de Gestion informatisé des données météorologiques.

C’est le sens du marché N°000884/M/PR/MINMAP/DGMAS/DMSPI/CEA1/mh/2017 du 22 mars 2017 passé après appel d’offres national ouvert N°14/AONO/PR/MINMAP/CCPM-SPI/2016 du 10 août 2016 relatif à la numérisation des archives et de mise en place d’une banque de données modernes ; projet exécuté à la Délégation Régionale des Transports du Littoral et dont la société AFREETECH CAMEROUN SARL a été déclarée adjudicataire.

Globalement les missions de cette entreprise étaient les suivantes :

  • La centralisation, la réorganisation et la conservation des archives météorologiques sur support papier ;
  • La mise en place d’une infrastructure physique (salle serveur, salle d’archives) et logicielle nécessaire pour la gestion des données climatologiques ;
  • La création des copies numériques des archives météorologiques sur support papier et leur sauvegarde dans des unités de sauvegarde adéquats ;
  • La saisie et la constitution d’une banque de données météorologiques moderne ;
  • Le transfert de compétences aux l’accompagnement.

Mise au point d'une solution

Au vue de toutes ces difficultés, la Direction de la Météorologie s’est proposée de mettre en place un système qui intègre la sauvegarde des archives climatologiques, leur conversion numérique, et la mise en place d’un Système de Gestion informatisé des données météorologiques. Pour ce projet d’envergure un appel d’offre a été lancé, au bout duquel le prestataire retenu était le cabinet AFREETECH.

Les données météorologiques sont d’une grande nécessité, que ce soit pour la Direction de la météorologie ou pour ses usagers. De fait que le volume de données évolue quotidiennement, il devient nécessaire de s’équiper d’une solution informatique pour la numérisation et le stockage, et d’implémenter des méthodes optimales pour une meilleure organisation. D’où la nécessité   d’une base de données, et d’une gestion pilotée par un SGBD (Système de Gestion de Base de données).

Archivage-physique-et -Numerique
Archivage numérique (image from Freepik)

Déroulement du projet

En sus des activités de coordination consistant en la mise en place de l’équipe de travail, l’identification des attentes et objectifs, la planification des ressources humaines et des activités sur le projet, ledit projet s’est déroulé en trois phases principales qui sont :

  • La phase 1 en 2016 : Réorganisation et archivage des documents climatologies sur support papier. Les opérations réalisées au cours de cette phase sont les suivantes :
    • L’étude de l’existant ;
    • La collecte et la centralisation des archives ;
    • Le tri, le classement et la conservation ;
    • La description des unités d’archives ;
    • Le rangement et le stockage des documents ;
    • La production d’un instrument de recherche ;
    • Le transfert de compétence en matière de maitrise d’un fonds d’archives météorologiques.
  • La phase 2 en 2017: Mise en place d’un système de gestion des données climatologiques et d’un système d’archivage numérique des documents climatologiques sur support papier. Les différentes actions menées à cette phase étaient les suivantes :
    • L’acquisition d’un Système de Gestion de Bases de Données climatologiques ;
    • L’aménagement d’une salle serveur ;
    • La numérisation d’un échantillon de documents météorologiques vitaux pour la mémoire climatologique nationale ;
    • La gestion des données dans le Système de Gestion de Bases de Données climatologiques ;
  • La phase 3 en 2018 : Consolidation et finalisation de l’archivage numérique des documents climatologiques. Les opérations réalisées dans la phase de production étaient les suivantes :
    • La saisie des paramètres météorologiques
    • La numérisation et sauvegarde numérique des copies de documents climatologiques papier ;
    • La fourniture d’un lot d’équipements ;
    • Le déménagement des archives et des équipements de Douala vers Yaoundé
    • Le transfert de compétences aux opérateurs de scan et aux administrateurs techniques et fonctionnels de la solution.

Résultat

Classement des archives ( image from pixabay )

Les résultats obtenus à la suite de ce projet sont ainsi présentés :

  • Le système de gestion des données est opérationnel et disponible ;
  • L’environnement de la numérisation des documents météorologiques est fonctionnel et les exigences de leur gestion sont définis ;
  • Une base de données contrôlée fiable et opérationnelle est fournie et exploitable,
  • Les copies numériques de l’ensemble des documents sont produites et sauvegardées dans les unités de sauvegarde appropriées.

Ngonguinya claudia
Responsable de contenu digital

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