Pour chacune de ses directions : la direction de SI , les finances, les ressources humaines, la gestion de relation client ; les institutions sont en perpétuelle quête d’optimisation de performance dans leur fonctionnement quotidien, ceci en vue d’un service plus effectif. Dans ce cadre donc, la mise en place de workflows pertinents, le choix d’une solution de gestion de flux de données (y compris les documents) peuvent constituer de véritables leviers de performance, leur permettant d’automatiser les tâches et d’aboutir à une gestion fluide des données.
La gestion électronique des documents en abrégée GED regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui circulent au sein de l’entreprise. Elle permet via des logiciels, de traiter et d’exploiter les informations de manière dématérialisée .
I- Mise en place GED :
La mise en place d’une gestion électronique des documents comporte plusieurs actions :
- La numérisation :il s’agit de la dématérialisation des documents. il est question de numériser les documents papier afin de les intégrer à la solution GED.
- L’indexation : c’est l’attribution d’informations (titre, auteur, date de création, mots clés, type de fichier) aux fichiers pour permettre une recherche plus rapide et efficace.
- Le stockage et l’archivage : il s’agit ici de classer les documents et de les stocker d’une façon organisé dans un support adapté, de manière à permettre une consultation instantanée. Le stockage et l’archivage doivent respecter des principes tels que l’authenticité, la durabilité et la confidentialité ou contrôle (gestion des droits d’accès des utilisateurs).
- La diffusion : il s’agit de l’intégration des solutions GED dans les flux de l’entreprise pour s’assurer de la valorisation et de l’utilité des données.
I-1 Avantages GED :
La mise en œuvre d’une solution de Gestion Electronique des documents permet d’automatiser plusieurs processus métiers et comporte plusieurs avantages pour votre entreprise, dont quelques sont :
– un gain de temps considérable grâce à l’organisation
Les documents étant désormais mieux organisés et accessible à toutes les personnes concernées simultanément, les risques de pertes sont limités, ainsi que les temps d’attente de consultation et de recherches. La gestion du courrier es plus organisée et fluide.
–Plus de productivité
Qui dit gain de temps dit productivité. En réduisant le temps de recherche des documents , les collaborateurs ont directement accès aux fichiers dont ils ont besoin, et sont plus rapide donc effectif dans leur travail, ce qui réduit le temps d’attente du client.
–La réduction des coûts
En effet, la GED implique une réduction ou suppression complète des dépenses relatives aux impressions, à l’encre et aux papiers.
II –Notre solution GED :
Grâce à des partenaires leaders dans l’intégration des données et la gestion des processus en entreprise telle que Talend et Efalia , nous vous accompagnons dans le processus de numérisation et de Gestion de vos données avec des solutions logicielles optimales . Que votre secteur d’activité soit public ou privé, nous implémentons l’automatisation de processus comme: la saisie des factures, la validation des procédures la recherche et l’archivage des documents .
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